Văn phòng điện tử trong thời hiện đại ngày nay là sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp. Không những giúp lãnh đạo, nhân viên quản lý tốt công việc, văn phòng điện tử còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức đặc biệt là nâng cao hiệu suất công việc rõ rệt.

Văn phòng điện tử là một môi trường văn phòng làm việc hiện đại chuyên nghiệp bằng việc sử dụng các thiết bị thông minh, phần mềm thông minh. Mọi hoạt động trong công việc đều diễn ra trên mạng internet. Sử dụng văn phòng điện tử nhờ sự hỗ trợ của phần mềm văn phòng điện tử, doanh nghiệp có được vô vàn những lợi ích thiết thực:

Quản lý công việc hiệu quả:

Với hệ thống quản lý công việc được cài đặt trong phần mềm văn phòng điện tử, cán bộ và nhân viên có thể chủ động biết được công việc của mình và sắp xếp hoàn thành nó. Đặc biệt với khả năng điều hành công việc từ xa qua Internet các lãnh đạo thủ trưởng đơn vị dù có mặt ở cơ quan hay làm việc ở một địa điểm khác cũng có thể nhận văn bản, duyệt văn bản, điều hành công việc từ xa, đảm bảo hoạt động bình thường của tổ chức. Đây là ưu điểm, sư tiện ích mà bất kỳ người lãnh đạo nào cũng cần trong những trường hợp phải đi công tác hay vắng mặt tại cơ quan.

Quản lý văn bản, giấy tờ, tài liệu toàn diện, chuyên nghiệp:

Hệ thống phần mềm văn phòng điện tử cho phép người sử dụng quản lý công văn với đầy đủ các nghiệp vụ liên quan như cập nhật công văn đi, đến, phân loại công văn, phê duyệt công văn, xem công văn theo ngày, tuần, tháng; xem theo ngày cập nhật, ngày công văn đến, ngày hiệu lực, ngày hết hiệu lực...

Thêm nữa, trên hệ thống phần mềm văn phòng điện tử doanh nghiệp có thể quản lý thông tin chuyên nghiệp với chức năng quản lý hồ sơ người dùng có thể theo dõi, quản lý tài liệu, hồ sơ theo dạng sự kiện diễn tiến theo thời gian, hoặc áp dụng quản lý các phiên bản tài liệu theo từng thời kỳ (như quản lý các số báo phát hành, quản lý các phiên bản nâng cấp của 1 phần mềm,…) hoặc theo dõi những sự kiện thời sự đã và đang diễn ra chưa biết khi nào mới kết thúc.

Tiết kiệm thời gian, chi phí:

Từ những tính năng nổi bật trên có thể thấy phần mềm văn phòng điện tử hoàn toàn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cho việc quản lý công việc, hố sơ, giấy tờ, tài liệu. Bên cạnh đó, còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí văn phòng phẩm về giấy mực. Điều quan trọng là năng suất làm việc của các nhân viên tăng lên nâng cao hiệu quả trong công việc. Doanh nghiệp không chỉ trở nên chuyên nghiệp hơn, hiện đại hơn mà còn có cơ hội phát triển lên tầm cao hơn nhờ sự số hóa văn phòng.

Mạnh Hùng - Văn phòng Công ty